Quel est l’objectif de la gestion de trésorerie ?
L’objectif global des contrôles de caisse pour la gestion de trésorerie dans une entreprise est de s’assurer que l’administration financière est effectuée avec précision. J’ai constaté que les entreprises dotées de contrôles de trésorerie solides réduisent les paiements erronés, les vols et les fraudes. Le contrôle interne comprend la gouvernance d’entreprise, les politiques de l’entreprise, la séparation des tâches, les approbations autorisées pour les achats, le pouvoir de signature désigné avec des limites, le rapprochement des paiements et le rapprochement des comptes bancaires.
« Il est utile de connaître et de comprendre les meilleures pratiques en matière de contrôle de la trésorerie dès le début du cycle de vie d’une entreprise. Au fur et à mesure que l’entreprise et l’équipe se développent, les responsabilités en matière de manipulation des espèces et la complexité de l’enregistrement des transactions en espèces augmentent également. »
Cet article complet couvre les éléments clés et les meilleures pratiques en matière de contrôle des liquidités dans les entreprises. Il traite des encaissements, des paiements en espèces, des dépôts bancaires et des rapprochements, de la liste de contrôle des liquidités et des logiciels de comptabilité. À la fin de l’article, vous aurez une compréhension approfondie des stratégies efficaces de gestion de la trésorerie.
Contrôle interne des encaissements (comptes débiteurs)
Les encaissements englobent les fonds provenant de diverses transactions commerciales. Il s’agit notamment de l’encaissement immédiat des ventes, des mandats, des paiements par carte de crédit et du recouvrement des soldes des comptes clients lorsque les paiements des ventes à crédit sont dus. En outre, les encaissements couvrent les produits de la vente d’actifs, tels que les investissements ou les cessions de biens et d’équipements.
Comment contrôler efficacement les encaissements ?
- Vérifier les antécédents des employés
- Établir une séparation des tâches
- Protéger les espèces et les quasi-espèces dans des endroits sûrs
- Utiliser un coffre-fort pour recevoir les paiements en espèces des clients
- Effectuer des dépôts bancaires quotidiens
- Rapprocher au moins une fois par mois le solde des espèces figurant sur les relevés bancaires et le grand livre.
- Mettre en place des procédures pour s’assurer que tous les encaissements sont enregistrés.
- demander aux superviseurs d’approuver les transactions annulées et les retours
- procéder à des audits de la petite caisse et mettre en place des contrôles internes de la petite caisse
- exiger des approbateurs autorisés pour les radiations de comptes clients débiteurs
- Auditer et confirmer les soldes des comptes clients par l’intermédiaire d’une société externe.
Contrôle interne des paiements en espèces (comptes créditeurs)
On appelle souvent décaissement les paiements en espèces. En termes simples, un paiement est une somme d’argent prélevée sur un fonds dédié. Cela comprend les coûts des ventes tels que les commissions, les dépenses d’exploitation telles que le loyer, les intérêts payés sur les prêts et les dividendes en espèces versés aux actionnaires.
Comment contrôler les paiements en espèces ?
- Établir une séparation des tâches. Séparer les employés qui gèrent les encaissements de ceux qui effectuent les décaissements. Faites la distinction entre les employés qui effectuent les paiements et ceux qui les approuvent. Séparer les employés qui engagent des dépenses de ceux qui approuvent les paiements.
- Mettre en œuvre les politiques de contrôle des liquidités de l’entreprise en définissant clairement les limites d’approbation et les approbateurs autorisés.
- Utiliser plusieurs comptes bancaires et signataires de chèques avec des limites précises.
- Mettre en œuvre des contrôles comptables budgétaires et enquêter sur les écarts.
- Vérifier régulièrement l’exactitude des fichiers maîtres des fournisseurs et supprimer les fournisseurs inactifs.
- Valider les fournisseurs en ligne pour éviter les fraudes
- exiger des approbations multiples, y compris l’approbation du directeur général et du conseil d’administration pour les transactions importantes dépassant un certain niveau
- approuver les paiements en espèces en recourant à la comparaison de documents à deux ou trois niveaux (factures des fournisseurs, bons de commande approuvés et rapports de réception)
- Utiliser des numéros de paiement séquentiels pour suivre les éléments manquants.
- Rapprocher rapidement les paiements
- Effectuer des rapprochements et des remboursements mensuels avec la banque et la petite caisse.
💡 Il est très important de former les employés à reconnaître et à éviter les fraudes par hameçonnage (”phishing” ou “fraude au dirigeant”), par téléphone et par courrier. Les fraudeurs ciblent souvent les processus de comptabilité fournisseurs faibles et il est impératif d'être toujours vigilant, en particulier pour les transactions importantes.
Les dépôts et les rapprochements bancaires pour la gestion de trésorerie
Les dépôts bancaires et les rapprochements de comptes bancaires sont des éléments essentiels du contrôle interne et de la comptabilité de caisse pour protéger une entreprise. Cela est particulièrement important pour les commerces de détail, les caisses enregistreuses des points de vente et les entreprises de commerce électronique.
Rapprochement des dépôts : Dans les magasins, au moins une fois par jour ouvrable, un comptage des espèces doit permettre de réconcilier les totaux des reçus électroniques de caisse avec les espèces physiques dans chaque tiroir du point de vente. Afin de garantir une bonne séparation des tâches et un contrôle interne des espèces, un deuxième employé autorisé doit procéder à ce comptage et à ce rapprochement. Les clients doivent recevoir des reçus numérotés séquentiellement ou des reçus de caisse, le commerçant conservant une copie électronique. L’absence d’enregistrement des espèces reçues dans le système de caisse ou dans les registres comptables constitue un risque important pour le contrôle interne et une possibilité d’évasion fiscale. Pour améliorer les contrôles de trésorerie, les dépôts bancaires – y compris les espèces – doivent être effectués quotidiennement.
Rapprochement bancaire:** Pour tous les comptes bancaires de l’entreprise, rapprochez au moins une fois par mois le solde des liquidités figurant sur le relevé bancaire et le solde du compte de trésorerie du grand livre général. De nombreux logiciels de comptabilité proposent des rapprochements bancaires automatisés.
La Checklist de la gestion de trésorerie (recommandée)
Étape 1 : Utiliser un logiciel de comptabilité
Un audit de trésorerie peut être réalisé manuellement à l’aide d’Excel ou d’un logiciel de comptabilité spécialisé. Quelle que soit la méthode utilisée, il est essentiel de mettre en place un système qui enregistre avec précision toutes les recettes (créances) et les dépenses (dettes). Un logiciel de comptabilité peut réduire considérablement les erreurs, offrir une vision en temps réel de la situation financière de l’association et rationaliser la production de rapports financiers.
Étape 2 : Vérification des soldes
Vérifiez que le solde d’ouverture du bilan correspond au solde de clôture du bilan de l’exercice précédent. En outre, assurez-vous que les soldes de clôture indiqués dans le rapport annuel correspondent aux soldes de clôture réels des comptes bancaires et de l’encaisse.
Étape 3 : Vérifier les information des devis
Un devis énumère toutes les dépenses enregistrées, y compris les dates de paiement et les descriptions. Vérifiez qu’il existe une preuve de paiement pour chaque dépense, telle que des factures ou des déclarations. Vous pouvez également valider les dépenses par échantillonnage aléatoire.
Étape 4 : Vérifier que les factures ont bien été payées
Assurez-vous qu’il existe une facture pour chaque enregistrement de coût. Il est essentiel de vérifier que ces factures ont été payées en consultant les relevés de compte bancaire. Notez toute facture impayée.
Etape 5 : Vérification de tous les revenus
Vérifiez que tous les revenus sont correctement enregistrés dans les comptes annuels. Vérifiez qu’il n’y a pas de paiements en suspens et que toutes les transactions correspondent à l’année de déclaration. Cette vérification se fait en examinant les relevés de comptes bancaires (et les registres de caisse, le cas échéant). En outre, vous pouvez valider une partie des revenus par le biais d’un échantillonnage aléatoire.
Gestion de la trésorerie à l’aide d’un logiciel de comptabilité
Le contrôle de la trésorerie peut être un processus fastidieux. Toutefois, vous pouvez le simplifier en utilisant un logiciel de comptabilité au lieu de rechercher manuellement de nombreux détails. Cette approche rend la gestion de vos finances plus précise et plus efficace. Voici quelques avantages clés de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour le contrôle de la trésorerie :
- Il assure le suivi de l’administration financière et la met à jour automatiquement. Cela réduit le risque d’erreurs en minimisant le travail manuel.
- Vous pouvez facilement et rapidement trouver des informations financières. Le logiciel vous permet de visualiser les recettes et les dépenses, en les comparant aux relevés bancaires et aux autres documents nécessaires au contrôle de la trésorerie.
- Il comprend des contrôles automatiques pour éviter les erreurs. Par exemple, le programme peut détecter et signaler les doubles réservations ou les factures incorrectes.
- Vous pouvez générer des rapports qui facilitent le contrôle de la trésorerie, tels que des bilans, des comptes de résultat et d’autres états financiers.
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