Si vous êtes intéressé par un modèle de bon de commande, n’hésitez pas à faire défiler nos exemples de modèles plus bas. Alors, si vous souhaitez en savoir plus sur sa définition, sa raison d’être et les procédures qu’il implique, commençons par le début :
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
📖 Définition du bon de commande (BDC): Un bon de commande est un document juridiquement contraignant envoyé par un acheteur à un vendeur. Il détaille les articles ou les services que le client souhaite acheter.
En ce sense, le bon sert de confirmation officielle de l’intention d’achat de l’acheteur. Il inclut des informations importantes telles que la description des articles, les quantités. Il comprend aussi les prix, les dates de livraison et les conditions de paiement. L’objectif d’un bon de commande est de créer un enregistrement clair de la transaction. De cette façon les deux parties comprennent leurs obligations et évitent les malentendus ou les litiges.
Par exemple, supposons qu’une entreprise doive commander des fournitures de bureau. Le service des achats établit un bon de commande énumérant les articles spécifiques nécessaires (stylos, papier, encre d’imprimante, etc.). Le document inclut aussi les quantités requises, les prix convenus et les instructions de livraison. Ensuite, le fournisseur reçoit ce document, et il peut exécuter la commande en conséquence.
Quelle est la procédure typique de commande d’achat?
La responsabilité du traitement des commandes d’achat incombe généralement au service des achats d’une entreprise.
En fonction de la taille et de la structure de l’organisation, une personne spécialisée assume ce rôle. Par exemple, une équipe chargée des achats, des assistants administratifs ou même par le directeur de l’entreprise.
Quels que soient les rôles impliqués, une communication efficace est essentielle pour garantir un traitement précis et efficace des commandes d’achat. Par exemple entre le personnel chargé des achats, les équipes financières ou comptables et les parties prenantes concernées (telles que les chefs de service ou les chefs de projet).
Voici un exemple de procédure de commande d’achat (comment elle se déroule réellement):
Voici le processus typique, étape par étape, de création, d’approbation et de gestion des bons de commande au sein d’une entreprise :
- Initiation de la demande : Les bons de commande sont généralement initiés par un service ou une personne de l’organisation qui a besoin de biens ou de services.
- Sélection du fournisseur : Alors, une fois le besoin identifié, le service des achats identifie les fournisseurs potentiels. Il évalue leurs offres sur la base de facteurs tels que le prix, la qualité, la fiabilité et les délais de livraison.
- Création de bons de commande : Ensuite, on crée le bon de commande, spécifiant les détails de la transaction. Cela inclue les descriptions des articles, les quantités, les prix, les dates de livraison et les conditions de paiement.
- Processus d’approbation : Les bons de commande doivent généralement être approuvés par le personnel autorisé avant d’être transmis aux fournisseurs. Cela permet de s’assurer que les achats sont conformes aux contraintes budgétaires et aux objectifs de l’organisation.
- Exécution de la commande : Une fois approuvé, le bon de commande est envoyé au fournisseur, qui exécute la commande conformément aux conditions spécifiées. Il peut s’agir de fabriquer des biens, d’emballer des articles en vue de leur expédition ou de fournir les services convenus.
- Réception et inspection : EnsuireLors de la réception des biens ou des services, le service de réception inspecte la livraison. Il s’assure qu’elle répond aux exigences énoncées dans le bon de commande. Tout écart ou problème est noté et traité avec le fournisseur si nécessaire.
- Traitement des factures : Une fois les biens ou les services reçus et inspectés, le fournisseur émet une facture à l’intention de l’acheteur pour paiement. Le service financier ou comptable rapproche la facture du bon de commande et procède au paiement conformément aux conditions.
- Tenue de registres : Enfin, les bons de commande, les factures et les documents connexes sont archivés à des fins de conservation. Cela permet de conserver une piste d’audit claire des transactions. Cela facilite aussi l’établissement de rapports et d’analyses financières.
Qu’est-ce qu’un format / modèle de bon de commande?
Les bons de commande suivent généralement un format standardisé. Ce format garantit la clarté et la cohérence de la communication entre les acheteurs et les vendeurs. En voici un exemple :
Source : Canva
Certains formats spécifiques peuvent varier en fonction des préférences de l’organisation ou des normes du secteur. En revanche, les éléments communs sont les suivants :
- Informations d’en-tête : Il s’agit d’informations telles que le nom et l’adresse de l’acheteur, le nom et l’adresse du vendeur. On y inclut aussi le numéro du bon de commande et la date d’émission.
- Les rubriques : Chaque poste spécifie un produit ou un service particulier commandé, y compris une description, une quantité, un prix unitaire et un prix total.
- Informations de livraison : Cette section décrit les instructions de livraison, l’adresse d’expédition, les dates de livraison et toute exigence ou instruction particulière.
- Conditions de paiement : Les bons de commande comprennent généralement des conditions de paiement. Il s’agit du mode de paiement (par exemple, virement bancaire), de la date d’échéance du paiement. On y inclut toute remise ou pénalité applicable en cas de paiement anticipé ou tardif.
- Conditions générales de vente : Cette section peut inclure des conditions supplémentaires régissant la transaction. Par exemple, des garanties, des conditions de retour ou des clauses de non-responsabilité.
- Signatures autorisées : Les bons de commande sont généralement signés par des personnes autorisées au sein de l’organisation. Par exemple il peut s’agir d’un responsable des achats ou un chef de service. Ils indiquent qu’ils approuvent et acceptent les conditions énoncées dans le document.
En respectant un format standardisé, les bons de commande contribuent à assurer la cohérence et la précision des transactions d’achat. Cela réduit ainsi le risque d’erreurs ou de malentendus entre les acheteurs et les vendeurs.
Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin de bons de commande ?
Les bons de commande jouent un rôle crucial dans le processus d’approvisionnement pour plusieurs raisons :
Protection juridique
En documentant les détails d’une transaction, les bons de commande offrent une protection juridique à l’acheteur et au vendeur. En cas de litige sur le prix, les quantités ou la livraison, le bon de commande sert de preuve des conditions convenues.
Contrôle budgétaire
Les bons de commande aident les entreprises à suivre leurs dépenses en fournissant un enregistrement clair des dépenses engagées. Cela permet d’éviter les dépenses excessives et de s’assurer que les achats sont conformes aux contraintes budgétaires.
Gestion des stocks
En spécifiant les quantités et les dates de livraison, les bons de commande aident les entreprises à gérer plus efficacement leurs niveaux de stocks. Cela réduit le risque de ruptures de stock, optimisant ainsi les flux de trésorerie et l’efficacité opérationnelle.
Communication simplifiée
Les bons de commande facilitent la communication entre les acheteurs et les vendeurs. Ils fournissent un format standardisé pour spécifier les besoins. Cela réduit la probabilité de malentendus et garantit que les commandes sont exécutées avec précision.
Exemples de modèles de bons de commande:
Pour créer des bons de commande de manière efficace et professionnelle, vous n’avez pas besoin de dépenser de l’argent. Vous pouvez simplement en créer un à l’aide de Microsoft Word ou de Canva. Cette méthode est manuelle et prend probablement un peu plus de temps. Cependant elle permet d’obtenir le même résultat.
Par ailleurs, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pourrez facilement créer des bons de commande à l’aide de leurs modèles. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet et connaître les options existantes, vous pouvez lire l’article notre meilleur logiciel de comptabilité.
Mais si vous décidez de le faire manuellement, nous avons créé deux guides pas à pas sur la façon de procéder. Voici celui pour Microsoft Word et celui pour Canva.
Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre ce qu’est un bon de commande, les raisons de son existence, les procédures habituelles et les formats utilisés.