Pourquoi est-il important de choisir le bon logiciel de comptabilité, gratuit ou non?
La comptabilité est le processus systématique d’enregistrement, de synthèse, d’analyse et de communication des transactions financières d’une entreprise. Comme vous pouvez l’imaginer, la précision et la gestion de ce processus sont essentielles. Il faut respecter les réglementations et prendre de bonnes décisions pour votre entreprise.
Comme pour la plupart des logiciels, il faut souvent du temps pour l’installer et pour former les utilisateurs. Il est donc essentiel de choisir correctement un logiciel pour le long terme. Changer une fois qu’on a pris une decision est toujours coûteux.
Quels sont les éléments à évaluer lors de l’examen de différents logiciels de comptabilité ?
Il existe un certain nombre d’éléments importants que vous devez évaluer et comparer lorsque vous choisissez un logiciel de comptabilité. Cette liste vous aidera à prendre une décision éclairée et à trouver la meilleure solution pour votre entreprise. Alors que la question est toujours « quel est le meilleur logiciel de comptabilité », vous devriez plutôt vous demander “quel est le meilleur logiciel de comptabilité pour ma PME”. En effet, les différentes options peuvent présenter des forces et des faiblesses dans différents domaines, et il est essentiel que vous adaptiez votre recherche à vos besoins.
Avant de vous lancer dans la recherche d’un logiciel de comptabilité, nous avons fait le gros du travail en rassemblant les 10 points à prendre en compte avant d’acheter.
Checklist : 10 points à prendre en compte avant d’acheter un logiciel de comptabilité, gratuit ou non
💡 Les plans tarifaires sont souvent basés sur le tableau des caractéristiques et considérations ci-dessous. Il est donc judicieux de sélectionner ce qui est nécessaire et d'éliminer ce qui ne l'est pas, afin de s'assurer de ne pas payer trop cher.
Voici le tableau des 10 fonctionnalités et leur description :
| Fonctionnalités | Description |
| 1. Compte bancaire business et cartes | L'une des caractéristiques fondamentales de tout logiciel de comptabilité est sa capacité à gérer efficacement les comptes et les cartes. Cela inclut le suivi des comptes bancaires, des cartes de crédit et d'autres instruments financiers. Il est essentiel que le logiciel puisse s'intégrer de manière transparente avec vos institutions financières, ce qui permet un rapprochement automatique des transactions. Cette fonction permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs en éliminant la nécessité d'une saisie manuelle. En outre, le fait d'avoir une vue claire de tous vos comptes financiers en un seul endroit peut vous aider à gérer vos flux de trésorerie, à contrôler vos dépenses et à prendre des décisions financières plus éclairées. |
| 2. Gestion des frais | Une gestion efficace des dépenses est essentielle pour garder le contrôle des finances de votre entreprise. Votre logiciel doit vous permettre de suivre et de classer facilement les dépenses, qu'elles soient engagées par l'entreprise ou par ses employés. Recherchez des fonctions telles que la numérisation des reçus, l'approbation des dépenses et la catégorisation automatique pour rationaliser le processus. Ces fonctions sont particulièrement importantes pour les entreprises qui emploient plusieurs personnes ou qui engagent un grand nombre de dépenses. Une bonne gestion des dépenses permet de s'assurer que tous les coûts sont pris en compte, ce qui est essentiel pour l'établissement de rapports financiers et de budgets précis. |
| 3. Facturation et encaissement | La facturation et l'encaissement des paiements sont au cœur de la trésorerie de toute entreprise. Un bon logiciel de comptabilité doit offrir de solides fonctions de facturation qui vous permettent de créer, d'envoyer et de suivre les factures de manière efficace. Recherchez un logiciel qui prend en charge les modèles de factures personnalisables, les factures récurrentes et les rappels automatiques pour les factures impayées. En outre, la possibilité d'accepter des paiements directement par le biais du logiciel, que ce soit par carte de crédit ou par d'autres méthodes, peut considérablement accélérer votre flux de trésorerie. L'intégration de la facturation et du traitement des paiements permet également de minimiser le temps consacré à la recherche des paiements et de réduire la probabilité d'erreurs. |
| 4. Paiements récurrents | La capacité à gérer efficacement vos paiements sortants est tout aussi importante que la réception des paiements. Il s'agit notamment de payer les fournisseurs, les employés et d'autres dépenses. Le logiciel doit vous permettre d'automatiser le paiement des factures, de mettre en place des paiements récurrents et de suivre l'état des paiements. L'intégration avec vos comptes bancaires pour faciliter les transferts et les chèques est également bénéfique. Le fait d'avoir une vue d'ensemble claire de vos factures et de vos obligations de paiement vous aide à gérer votre trésorerie et à éviter les frais de retard ou les paiements manqués, qui peuvent nuire à la réputation et à la solvabilité de votre entreprise. |
| 5. Tableaux de bord et reporting | Les analyses et les rapports sont des outils puissants qui vous aident à comprendre la santé financière de votre entreprise. Recherchez un logiciel qui offre un large éventail de rapports personnalisables, notamment des comptes de résultat, des bilans, des rapports sur les flux de trésorerie et des résumés fiscaux. Certains logiciels avancés peuvent également inclure des outils de prévision et des analyses de veille stratégique qui vous aident à planifier l'avenir. La capacité à générer des rapports rapidement et avec précision est cruciale pour la prise de décision, car elle permet de mieux comprendre les performances de votre entreprise et de mettre en évidence les domaines à améliorer. |
| 6. Personnalisation | Il n'y a pas deux entreprises identiques, c'est pourquoi la personnalisation est une caractéristique essentielle des logiciels de comptabilité. La possibilité d'adapter le logiciel aux besoins spécifiques de votre entreprise, que ce soit par le biais de champs personnalisés, de flux de travail ou de rapports, peut grandement améliorer son efficacité. Les options de personnalisation peuvent inclure l'ajustement de l'affichage de certaines données financières, la création de modèles de factures personnalisés ou la mise en place d'autorisations pour les utilisateurs en fonction de leur rôle au sein de l'entreprise. Un logiciel qui peut être personnalisé pour s'aligner sur vos processus d'entreprise garantit qu'il fonctionne de manière transparente avec votre mode de fonctionnement, plutôt que de vous obliger à vous adapter au logiciel. |
| 7. Intégrations des API | Les intégrations par API (Application Programming Interface) sont essentielles pour garantir que votre logiciel de comptabilité puisse communiquer avec les autres outils et systèmes que vous utilisez dans votre entreprise. Qu'il s'agisse de votre CRM, de votre plateforme de commerce électronique, de votre service de paie ou de toute autre application commerciale, une intégration transparente garantit la fluidité des données entre les systèmes, réduisant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données et le risque d'erreurs. Lorsque vous évaluez un logiciel, vérifiez s'il offre une large gamme d'intégrations avec les outils que vous utilisez déjà, ou s'il dispose d'une API ouverte permettant des intégrations personnalisées. |
| 8. Impôts et processus administratifs | La gestion des impôts peut être l'un des aspects les plus complexes de la gestion d'une entreprise, et il est essentiel que votre logiciel de comptabilité vous aide à simplifier ce processus. Parmi les fonctionnalités à rechercher figurent le calcul automatique des impôts, la prise en charge de différents taux d'imposition (en particulier si vous opérez dans plusieurs juridictions) et la possibilité de générer des rapports d'imposition. En outre, le logiciel doit aider à préparer et à déposer les déclarations fiscales, que ce soit par le biais d'options de dépôt direct ou en générant les formulaires et rapports nécessaires à la soumission. Une gestion fiscale appropriée au sein de votre logiciel de comptabilité permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir la conformité avec les réglementations fiscales, réduisant ainsi le risque de pénalités coûteuses. |
| 9. Assistance client | L'assistance est essentielle au cours des premières étapes du déploiement d'un logiciel de comptabilité dans votre entreprise. Il s'agit généralement d'une combinaison d'assistance téléphonique et vidéo, de webchat et d'autres ressources en ligne. La plupart des solutions de comptabilité ont des niveaux de service qui prévoient une réponse dans un délai de 24 ou 48 heures (48 heures peuvent sembler très longues si vous attendez une réponse importante !) Il est donc essentiel d'examiner l'ensemble des services d'assistance. Nous avons constaté que la plupart des solutions ont constitué un répertoire d'informations qui peut répondre à la plupart des questions. Cela peut prendre la forme d'ebooks et de guides, de webinaires, de modèles, d'un blog et de FAQ. Les banques de ressources plus avancées comprennent généralement des sujets comptables spécialisés supplémentaires et des formations - ce qui est précieux pour aider votre équipe à se perfectionner. Nous vous recommandons d'examiner le service d'assistance exact disponible pour tout plan tarifaire que vous envisagez. |
| 10. Sécurité | La sécurité est souvent négligée lors du choix d'un logiciel de comptabilité, principalement en raison d'un manque de compréhension des mesures à prendre. Pourtant, elle est essentielle pour assurer la protection de votre entreprise, de sa réputation et de vos clients. La plupart des logiciels de comptabilité ont leurs propres politiques de sécurité clairement énoncées, mais elles sont généralement enfouies dans le pied de page de leurs sites web. Par exemple, voici les avis de sécurité de Pennylane et Indy. Je vous recommande de lire la politique de la solution que vous envisagez. Les points à noter sont les suivants : Les politiques relatives aux mots de passe, les contrôles d'accès des utilisateurs, les politiques de sauvegarde des données et la conformité réglementaire. Ennuyeux, jusqu'à ce qu'on en ait besoin. |
Soyez clair sur vos besoins exacts en matière de logiciel de comptabilité
“Ces dix caractéristiques doivent être prises en compte avant l’achat, car elles constituent l’épine dorsale de l’efficacité des logiciels de comptabilité pour les entreprises de toutes tailles. Lorsque vous comparez les options, il est important d’examiner dans quelle mesure chacune de ces fonctionnalités correspond à vos besoins spécifiques et comment elles peuvent vous aider à améliorer le contrôle financier, la précision et l’efficacité de vos opérations.”
Nous avons effectué des recherches approfondies afin de comparer les différentes options disponibles sur le marché. Si vous êtes intéressé, vous trouverez les résultats de ces recherches dans notre article sur les 10 meilleurs logiciels de comptabilité.