Que sont les frais généraux ?
📖 Les frais généraux sont les dépenses permanentes qu'une entreprise engage pour rester ouverte, quel que soit son volume de production ou de vente. Il s'agit des coûts indirects qui soutiennent l'ensemble des activités génératrices de revenus, mais qui ne sont pas directement liés à la création d'un produit ou à la prestation d'un service.
Ce qu’il faut retenir en 10 secondes :
- Il existe trois grands types de frais généraux : Les coûts fixes, les coûts variables et les coûts semi-variables.
- Ces frais sont généralement une dépense générale, ce qui signifie qu’ils s’appliquent à l’ensemble des activités de l’entreprise.
- Parmi les exemples de coûts variables, on peut citer le loyer, les services publics, l’assurance ou les coûts de main-d’œuvre.
“L’une des idées fausses que je rencontre fréquemment est la croyance que les frais généraux sont des dépenses inutiles qui peuvent être facilement éliminées. En réalité, ces coûts sont essentiels au maintien d’une infrastructure commerciale saine. Sans eux, les entreprises n’auraient pas les bases nécessaires pour fonctionner efficacement. Un autre malentendu consiste à croire que tous les frais généraux sont fixes. Si certains sont effectivement constants, d’autres peuvent fluctuer en fonction de divers facteurs.”
Formule et calcul des frais généraux
Le total des frais généraux est simplement la somme des matériaux indirects, de la main-d’œuvre indirecte et des dépenses indirectes :
Voici un exemple qui explique comment les frais généraux peuvent être calculés :
🔍 Exemple :
Ils englobent toutes les dépenses indirectes liées à la gestion de votre entreprise. L'organisation de ces dépenses en catégories permet de les examiner plus facilement.
Les frais administratifs comprennent les dépenses quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise, telles que l'équipement (ordinateurs et imprimantes), les articles de bureau (fontaines à eau et machines à café) et les salaires du personnel administratif. Supposons que vos frais administratifs mensuels s'élèvent à 15,000€.
Le loyer de vos locaux est un autre coût indirect : il reste fixe chaque mois, quel que soit votre volume d'activité. Pour cet exemple, supposons qu'il s'élève à 4,500€ par mois.
L'assurance, les services publics (eau, chauffage, énergie) et les fournitures de bureau (stylos, encre, papier, papier hygiénique, savon) sont également considérés comme des frais généraux. Estimons-les à 1,500€ par mois.
En additionnant simplement ces frais - 15,000€ + 4,500€ + 1,500€ - vous obtenez un total de frais généraux mensuels de 21,000€.
Comme vous commencez à le voir, il est essentiel de comprendre précisément vos frais généraux pour gérer une entreprise rentable. Elle permet de connaître les coûts qui ne sont pas liés de manière variable à la création d’un produit ou à la prestation d’un service.
Types de frais généraux
Les trois principaux types de frais généraux sont les suivants :
- Frais généraux fixes – Ces frais restent constants quels que soient les niveaux de production ou de vente. Il s’agit par exemple du loyer, des salaires du personnel administratif et des primes d’assurance. Les frais généraux fixes sont prévisibles et cela facilite l’établissement du budget. En revanche, ils représentent également un engagement financier qui ne fluctue pas en fonction de l’activité de l’entreprise.
- Frais généraux variables – Ces frais fluctuent en fonction du volume de production ou de vente. Il s’agit par exemple des coûts des services publics, des frais d’expédition et des fournitures d’emballage. Ces frais augmentent avec la production et diminuent lorsque la production baisse. Les frais généraux variables permettent une plus grande flexibilité, car ils s’adaptent à la demande de l’entreprise.
- Frais généraux semi-variables (ou mixtes) – Ces frais comportent à la fois des éléments fixes et des éléments variables. L’exemple le plus courant est celui d’une facture d’électricité comportant un montant de base (fixe) et des frais basés sur l’utilisation (variables). Les coûts semi-variables offrent un mélange de prévisibilité et de flexibilité.
La compréhension de ces catégories vous aide à gérer les frais généraux plus efficacement en reconnaissant les coûts qui sont contrôlables et ceux qui nécessitent une budgétisation minutieuse.
Voici une liste d’exemples de frais généraux :
Fournitures non stockables
Il s’agit de services essentiels tels que l’électricité, l’eau, le gaz, le chauffage et l’internet. Les coûts de ces services peuvent fluctuer en fonction de la saison. Par exemple, les prix de l’énergie et le niveau d’activité de l’entreprise, mais il s’agit généralement d’une dépense opérationnelle nécessaire.
Fournitures et équipements de bureau
Il s’agit des articles courants nécessaires aux activités quotidiennes. Par exemple le papier, les ordinateurs, les stylos et le mobilier de bureau. Bien que modestes individuellement, les coûts cumulés de ces fournitures peuvent être importants, en particulier dans les grandes entreprises.
Salaires administratifs
Il s’agit des salaires du personnel non affecté à la production, comme les directeurs, les assistants administratifs, les comptables et le personnel des ressources humaines. Ces employés font fonctionner l’entreprise. Mais ils ne sont pas directement impliqués dans la fabrication ou la livraison de produits ou de services.
Marketing et publicité
Coûts engagés pour promouvoir l’entreprise, développer la notoriété de la marque et stimuler les ventes. Ces dépenses peuvent couvrir les annonces en ligne, les campagnes dans les médias sociaux, la presse écrite ou toute autre initiative de marketing. Elles peuvent varier en fonction de la stratégie et des objectifs de l’entreprise.
L’assurance
Les entreprises ont souvent besoin de différents types d’assurance pour couvrir les risques liés à leurs activités. Il peut s’agir d’une assurance responsabilité civile générale, d’une assurance de biens, d’une assurance maladie et d’une assurance contre les accidents du travail, qui offrent une protection financière contre les accidents, le vol ou les réclamations en responsabilité civile.
Honoraires professionnels
Il s’agit des honoraires versés à des professionnels externes tels que des comptables, des conseillers juridiques, des consultants et des auditeurs. Ces experts fournissent des services spécialisés. Ils sont souvent essentiels pour la conformité réglementaire, la planification stratégique et la gestion financière.
Entretien et réparations
Entretien régulier des équipements, des bâtiments et des systèmes technologiques. Il peut s’agir de l’entretien programmé des machines ou de réparations imprévues de l’infrastructure des installations, ce qui permet d’éviter des perturbations majeures et d’allonger la durée de vie des actifs.
Cette liste peut être très longue, selon le type d’entreprise que vous dirigez. Voici quelques autres exemples de frais généraux : Licences et permis, avantages sociaux, amortissement, formation et développement, abonnements à des logiciels, frais bancaires, frais de déplacement et coûts de sécurité.
Importance de l’analyse des frais généraux
Leur analyse est cruciale pour les entreprises car elle leur permet de comprendre, de contrôler et d’optimiser les dépenses qui ne contribuent pas directement à la production mais qui sont essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Il s’agit d’un élément clé de la gestion pour les 7 raisons suivantes :
- Amélioration de la rentabilité : En identifiant et en gérant les frais généraux, les entreprises peuvent éliminer les dépenses inutiles, augmenter leurs marges et prendre des décisions plus judicieuses en matière d’affectation des ressources.
- Une tarification précise : Les frais généraux influencent le coût total de la fourniture d’un produit ou d’un service. L’analyse de ces coûts permet aux entreprises de fixer des prix qui couvrent toutes les dépenses, garantissant ainsi leur rentabilité.
- Amélioration de la budgétisation : La compréhension des frais généraux aide les entreprises à établir des budgets et des prévisions plus précis. Cela permet d’améliorer la planification financière et l’affectation des ressources, en particulier pour les dépenses saisonnières ou variables.
- Un meilleur contrôle des coûts : Leur analyse régulière permet d’identifier les dépenses inutiles ou excessives. Les responsables peuvent ainsi mettre en œuvre des mesures d’économie, négocier de meilleurs tarifs ou réduire les dépenses inutiles.
- Analyse comparative des performances : L’analyse des frais généraux permet aux entreprises de comparer leur structure de coûts aux normes du secteur ou à leurs performances passées. Cela les aide à évaluer l’efficacité, à repérer les tendances et à identifier les domaines à améliorer.
- Transparence accrue : La compréhension des frais généraux favorise la transparence financière entre les départements, encourageant les dépenses responsables et favorisant une culture de la responsabilité dans l’utilisation des ressources.
- Croissance stratégique : En connaissant le montant des frais généraux que l’entreprise peut supporter de manière durable, les entreprises peuvent évoluer de manière plus stratégique, en soutenant les initiatives de croissance sans sacrifier la santé financière.
Dernière réflexion
Une entreprise peut généralement augmenter ses bénéfices en réduisant le total de ses frais généraux. Toutefois, étant généralement plus difficiles à réduire, la plupart des entreprises s’efforcent de réduire leurs coûts variables (vous pouvez lire notre explication des coûts variables ici).
Dans une entreprise, il existe différents types de coûts. Les frais généraux restent généralement identiques d’un mois à l’autre et ne sont pas liés à la quantité de produits ou de services vendus. Comme ils sont généralement fixes, il est essentiel de les connaître et de s’assurer qu’ils sont contrôlés.